Lahey Sözleşmesi kapsamında apostilin anlamı, süreci ve ağır legalizasyondan farkı.
Yurt dışında diploma, evlilik cüzdanı veya şirket belgesi kullanacaksanız karşınıza büyük olasılıkla "apostil" kelimesi çıkar. Apostil, bir belgenin düzenlendiği ülkedeki resmi niteliğini başka bir ülkeye tek bir şerhle kanıtlayan standart bir onaydır.
Apostilin dayanağı
Apostil, 1961 tarihli Lahey Sözleşmesi'ne dayanır. Sözleşmeye taraf ülkeler birbirlerinin resmi belgelerini, ek konsolosluk onayı aramadan yalnızca apostil şerhiyle tanır. Türkiye'de apostil yetkisi valiliklerde ve kaymakamlıklardadır; belgenin türüne göre hangi kuruma başvurulacağı değişebilir.
Hangi belgelere apostil yapılır?
- Nüfus kayıt örneği, doğum, evlilik ve ölüm belgeleri
- Diploma, transkript ve öğrenci belgeleri (ilgili kurum onayından sonra)
- Noter onaylı vekâletname, sözleşme ve yeminli tercümeler
- Adli sicil kaydı ve mahkeme kararları
- Ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri ve faaliyet belgesi
Adım adım süreç
- Belgenin aslı veya noter onaylı örneği hazırlanır.
- Belge yurt dışında kullanılacaksa yeminli tercüme yapılır ve noterde tasdik ettirilir.
- Valilik ya da kaymakamlığa apostil için başvurulur.
- Apostil şerhi belgenin üzerine eklenir; belge hedef ülkede kullanılabilir.
Taraf olmayan ülkeler
Sözleşmeye taraf olmayan bir ülke için belge ağır legalizasyon sürecinden geçer: önce noter ve valilik, sonra Dışişleri Bakanlığı, en sonunda hedef ülkenin konsolosluğu onaylar. Süre ortalama 1–3 iş günü olan apostile göre 3–15 iş gününe uzayabilir.
Sık yapılan hatalar
- Tercümeyi yaptırmadan apostil almak; hedef ülke bazen tercümenin de apostillenmesini ister.
- Belgenin güncel olmaması; bazı ülkeler adli sicil kaydının son 3–6 ayda alınmasını şart koşar.
- Kopya belge üzerinden işlem yapmaya çalışmak.
Lisanova olarak hedef ülkeyi ve kurumu öğrendikten sonra gerekli onay zincirini çıkarır, tercüme, noter ve apostil adımlarını birlikte yürütürüz. Süreci müşteri panelinden izlersiniz.
Örnek senaryo
Bir üniversite mezunu Almanya'da yüksek lisans için başvuruyor. Diploma ve transkript yeminli olarak çevrilir, noterde tasdik edilir ve valilikten apostil alınır. Dosya bu hâliyle Alman üniversitesinin değerlendirme birimine gönderilebilir. Aynı kişi Kanada gibi sözleşmeye taraf olmayan bir ülkeye başvursaydı, süreç Dışişleri ve konsolosluk onayıyla uzayacaktı. Bu yüzden önce hedef ülkeyi belirlemek zaman kazandırır.
Sonuç
Apostil, yurt dışında kullanılacak her resmi belgenin zincirindeki son halkadır; ancak yalnızca doğru sırayla yapılırsa işe yarar. Önce belgenin güncelliğini, sonra tercüme ve noter adımlarını, en sonda apostili planlayın. Hedef ülke sözleşmeye taraf değilse süreyi en az iki hafta öne çekin ve konsolosluk randevusunu erkenden alın.